تغییر در هر سازمان و شرکتی ضروری است
زمانی که به عنوان مدیر تغییرات جدیدی اعمال می‌کنید و آن را به تیم خود می‌گویید، آن‌ها چه واکنشی نشان می‌دهند؟ به احتمال زیاد خوشحال نمی‌شوند. در حقیقت، اغلب در چنین شرایطی در ابتدا با سکوت اعضای تیم مواجه خواهید شد. دلیل این موضوع این است که انسان‌ها به طور ذاتی از تغییر می‌ترسند و این بخشی از واکنش مبارزه یا فرار است.
تغییر سخت است، به خصوص زمانی که شما در حال مدیریت یک تیم هستید. البته بدیهی است که شما به عنوان یک مدیر وظیفه دارید تغییرات را بدون مشکل اجرا کنید. اما وقتی تیم شما دارای سبک کاری متفاوتی است، چگونه می‌توانید این کار را انجام دهید؟ و تا چه حد اطمینان دارید که این تغییرات مانع کار شما نخواهند شد؟
در اینجا به ۳ استراتژی مدیریت تغییرات سازمانی اشاره خواهیم کرد که به کمک آن‌ها می‌توانید تیم خود را با تغییرات اعمال شده همسو سازید و بر ترس آن‌ها غلبه کنید.
با مدل‌های تغییر آشنا شوید
خوشبختانه مدیران امروزی می‌توانند به اطلاعات بسیار زیادی در حوزه مدیریت دسترسی داشته باشند که همین موضوع کار آن‌ها را آسان‌تر کرده است. محققان و دانشگاهیان سال‌ها در حال توسعه مدل‌هایی برای مدیریت تغییر بوده‌اند و تحقیقات زیادی انجام داده اند.
چند مدل رایج برای توسعه سازمانی و مدیریت تغییر وجود دارد. این مدل‌ها الگویی برای تنظیم مدیریت تغییر هستند و می‌توانید با توجه به نیاز خود آن‌ها را به کار ببرید. در اینجا به چند مورد مهم اشاره می‌کنیم:
1. مدل مدیریت تغییر لوین
2. مدل ۷ S مک کینزی
3. تئوری مدیریت تغییر ۸ مرحله‌ای کاتر
مدل مدیریت تغییر لوین
در مدل مدیریت تغییر «کرت لوین» که به آن مدل انجماد نیز می‌گویند، سیستم‌ها آنالیز شده، سپس تغییر می‌یابند و تقویت می‌شوند.
این فرایند تغییر را همانند یک تکه یخ در نظر بگیرید. اولین چیزی که برای تغییر این تکه یخ باید انجام دهید این است که یخ را فریز نکنید. در این مرحله، شما اجازه می‌دهید تغییر با ذوب شدن یخ صورت بگیرد. این مرحله ممکن است به این صورت باشد که تیم خود را دور هم جمع می‌کنید و تغییرات آینده را توضیح می‌دهید. همچنین دلایل این تغییرات را نیز بیان می‌کنید. این کار باعث می‌شود تیم شما توانایی این را داشته باشد که از حالت منجمد فعلی خارج شده و روی انتقال تمرکز کند.
سپس، زمان اجرای تغییر است. شما به اصطلاح یخ ذوب شده را به قالب یخ دیگری منتقل می‌کنید. از همان ابتدا راهنمایی و ابزارهای لازم را برای شروع روند تغییر در اختیار اعضای تیم قرار دهید و حواستان باشد که همه چیز سر جای خود قرار بگیرد. در اینجا شما این فرصت را دارید که هرگونه مانع جسمی و احساسی را برطرف کنید و به تیم خود در رسیدن به اهدافی که مد نظر دارید، کمک کنید.
پس از اینکه انتقال موفقیت‌آمیز بود، می‌توانید مجددا قالب یخ را منجمد کنید یا به عبارت دیگر، تغییر را شکل داده و تثبیت کنید. بررسی بازخورد و موفق‌آمیز بودن این تغییرات در این مرحله بسیار مهم است تا مطمئن شوید که همه از ابزار و پشتیبانی مورد نیاز برای ادامه روند برخوردار هستند. به کمک پشتیبانی، تکرارِ آموزش و ایجاد تغییرات در صورت نیاز، این تغییر را ثابت نگه دارید.
این مدل برای تغییرات در مقیاس کوچک مانند نرم‌افزار حسابداری جدید یا انتقال به دفتر یا محل کار جدید که در آن بررسی بازخورد تیم شما برای موفقیت ضروری است، روش موثری محسوب می‌شود.
مدل ۷ S مک کینزی
این مدل به هفت دسته تقسیم می‌شود: استراتژی، ساختار، سیستم ها، ارزش‌های مشترک، شیوه و سبک کار، نیروی انسانی و مهارت ها.
زمانی که قصد دارید رویکرد سیستم را برای تغییر انتخاب کنید، مدل ۷ s تمام روش‌هایی که باعث تغییر و پویایی تیم شما می‌شود در نظر می‌گیرد. با بررسی این S ها، متوجه می‌شوید که شناسایی سه مورد اول در سازمان شما که شامل استراتژی، ساختار و سیستم است بسیار ساده‌تر است که به آن‌ها سخت‌افزار می‌گویند. مدیریت به راحتی می‌تواند بر روی این سخت افزارها تاثیر بگذارد که شامل چارت گزارش، مستندات و گزارش گیری است. در این مدل، نرم افزارها شامل ارزش‌های مشترک، سبک کار، نیروی انسانی و مهارت‌ها می‌شوند که کمتر قابل لمس هستند و سخت‌تر تعریف می‌شوند.
زمانی که در این مدل هر هفت دسته را مشخص کردید، باید میزان تاثیر آن‌ها بر یکدیگر را بررسی کنید. آیا می‌توانید استراتژی کسب و کار خود را بدون اینکه ارزش‌های مشترک به خطر بیفتد، تغییر دهید؟ اگر سیستم‌ها و نرم افزارهایی را که با آن‌ها کار می‌کنید تغییر دهید، چه مهارت‌هایی ممکن است در اعضای تیم و کارکنان نادیده گرفته شود؟ این رویکرد به شما کمک می‌کند تا بتوانید بهتر اوضاع را بررسی کرده و متوجه شوید که چه تغییراتی لازم است.
مدل ۷ s مک کینزی، مناسب تغییرات بزرگ ساختاری است و شما نیاز نیست مانند مدل قبلی زمان زیادی صرف بررسی بازخورد کنید. البته این مدل بر رفاه سازمانی تمرکز دارد.
Photo by Anna Tarazevich (Pexels)
نظریه مدیریت تغییر کاتر
در مدل جان کاتر، تغییرات در هشت مرحله طبقه‌بندی می‌شود: متقاعدسازی افراد با ایجاد احساس فوریت، انتخاب یک تیم قوی برای اجرای طرح، تشکیل چشم‌انداز از تغییرات مورد نظر، اشتراک چشم اندازِ تغییر با داوطلبان، رفع موانع، ایجاد برنامه‌های کوتاه مدت و نهادینه کردن این تغییرات جدید.
این روش به صورت قدم به قدم تیم شما را در مسیر تغییرات پیش می‌برد و یک روش عملی عالی برای تشویق افراد برای پذیرفتن تغییر و کاهش مقاومت است. با ارائه توضیحاتی درباره تغییرات موجود و ایجاد تیمی از کارکنان برای کمک به طراحی فرآیندهای جدید، شما شفافیت را برای تیم خود فراهم می‌کنید و همین موضوع باعث می‌شود ترس آن‌ها از تغییر کم شود. زمانی که به تعدادی از اعضای تیم خود اجازه می‌دهید در این فرآیند مشارکت داشته باشد و بینش بیشتری به دست بیاورند و موانع را بردارند، مسیر برای تغییرات بزرگ‌تر باز می‌شود. به این ترتیب، می‌توانید تغییرات جامع‌تری را اعمال کنید که شامل کل تیم می‌شود.
هشت مرحله کاتر، برای تیمی ایده آل است که قصد دارد استراتژی خود را تنظیم کند و مجددا به حل مشکلات بپردازد. به عنوان مثال، این مدل می‌تواند برای سازمانی که قصد دارد فایل‌های خود را دیجیتالی کند، رویکرد فروش خود را تغییر دهد یا محصول یا خدمات جدیدی را به پیشنهادات خود اضافه کند، موثر باشد.
مقاله مرتبط پیشنهادی برای مطالعه: ایجاد و رهبریِ “تیم های هدف محور”
کدام مدل برای تیم شما بهتر به نظر می‌رسد؟ برای جواب دادن به این سوال بهتر است زمانی که برنامه مدیریت تغییر خود را آغاز می‌کنید، به صورت دقیق بررسی کنید که تیم شما بیشتر به چه چیزی نیاز دارد. آیا بهتر است در تیم خود ساختار را تغییر دهید و انجام این کار به شما کمک بیشتری می‌کند یا اینکه به سراغ روش آنالیز سیستم بروید.
به یاد داشته باشید که این مدل‌ها تنها یک نقطه شروع هستند. شما بهتر از همه می‌دانید چه چیزی برای تیم شما نیاز است و نتیجه مطلوب‌تری خواهد داشت؛ بنابراین باید در نظر بگیرید که یک تغییر بزرگ همیشه به برنامه‌های سفارشی بیشتری نیاز دارد.
اعضای تیم خود را بررسی کنید
هیچ کس دیگری در شرکت شما بهتر از خودتان اعضای تیم را نمی‌شناسد. مدیرانی که در کنار هم تیمی‌های خود کار می‌کنند، به راحتی می‌توانند سبک کار تیم، شخصیت‌ها و ویژگی‌های خاص هر کدام را درک کنند. و خیلی زود خواهید فهمید که چه کسی این تغییرات را نپذیرفته یا تحت تاثیر قرار گرفته است.
این نکته مهم را فراموش نکنید: تغییر ممکن است باعث فرار یا جنگ شود. بنابراین از همان ابتدا باید انتظار مقاومت را داشته باشید و بهتر است این موضوع را بپذیرید که این مقاومت طبیعی است. اگر می‌خواهید این شرایط را به درستی مدیریت کنید به صحبت‌های هم تیمی‌های خود گوش دهید و به آن‌ها این فرصت را بدهید که در طول فرایند بتوانند به راحتی نظرات خود را ابراز کرده و حتی شکایت کنند.
یک حلقه بازخورد و بررسی نظرات در نظر بگیرید که برای همه کارساز باشد. آیا در شرایط کنونی جلسات تیمی هفتگی دارید؟ برای این که مشکلی پیش نیاید، روند تغییرات را در دستور کار جلسات خود قرار دهید. نظریه تغییر کاتر پیشنهاد می‌کند که برای ایجاد تغییر و گرفتن نتیجه بهتر یک ائتلاف ایجاد شود. این یک راه عالی برای کنترل شرایط در طول روند تغییر است. لازم نیست خودتان به تنهایی به دنبال راه حل بگردید. صحبت با تیم خود برای شناسایی مشکلات و راه حل‌ها می‌تواند به ساده‌سازی روند تغییر کمک کند. حتی ممکن است راه حل‌هایی پیدا کنید که به فکرتان نیز خطور نمی‌کرد.
ایجاد یک طرح
همانطور که تیم شما کم کم با تغییرات آشنا می‌شود، می‌توانید با هم برنامه‌ای ایجاد کنید. ابتدا به این صورت شروع کنید که تشخیص دهید تیم شما به چه تغییراتی نیاز دارد. چگونه این تغییرات را تأیید خواهید کرد؟ چه کسی این تغییرات را اجرایی می‌کند و چه کسی نظارت دارد؟ اهداف مشخصی را با هم تعیین کنید به عنوان مثال کاهش زمان پاسخگویی به خدمات مشتری و سپس، اعضای تیم خود را برای رسیدن به این هدف آموزش دهید. اگر هم تیمی‌های شما آموزش کافی نبینند، روند جدید نمی‌تواند موفقیت‌آمیز باشد. اگر نرم‌افزار جدیدی را اضافه کردید، چند جلسه آموزشی برای این نرم‌افزار تعیین کنید و یک استاد در نظر بگیرید که بتواند همه افراد تیم را به بهترین شکل راهنمایی کند.
اگر تغییر جدید نیاز به نظارت مداوم دارد، از میان اعضای تیم خود فردی را که می‌تواند این کار را به بهترین شکل انجام دهد شناسایی کرده و این کار را به او بسپارید. این تصور اشتباه است که تیم شما به تنهایی می‌تواند بدون آموزش، مدیریت و کمک روند تغییرات را به درستی پیش ببرد. اگر این تصور را دارید شما ممکن است ناآگاهانه باعث شوید که تعدادی از بهترین اعضای تیم، شما را ترک کنند. برای جلوگیری از هر مشکل احتمالی، مدیری صبور و راهنما باشید، زیرا آن‌ها برای اولین بار با تغییر کاملا جدیدی روبرو می‌شوند.
بازخورد را فراموش نکنید
همانطور که شما در حال انجام فرایند جدید خود هستید، هم تیمی‌های شما با مانعی رو به رو می‌شوند و سوالاتی در ذهن آن‌ها ایجاد می‌شود. اینها چیزهایی است که باید بشنوید! برخی از سیستم‌ها گرفتن بازخورد را بسیار مهم می‌دانند. یکی از بهترین روش‌های جمع آوری بازخورد، طراحی نظرسنجی در قالب یک یا چند سوال است. البته تنها به بازخورد افراد متکی نباشید و کاملا حواستان به سیستم جدید باشد. برای اینکه بتوانید میزان موفقیت خود را بسنجید باید حواستان به تمام جوانب باشد و بررسی کنید که آیا نیاز است روند کار را موقتا متوقف کنید یا بهتر است آن را همانطور که هست ادامه دهید.
زمانی که تغییرات را انجام دادید، بهترین فرصت برای جمع آوری بازخورد است. شرایطی را برنامه ریزی کنید که همه بتوانند ارزیابی و پیشنهادات خود را بیان کنند. این احتمالاً همان نقطه‌ای است که اعضای تیم در مورد ترس‌ها و شکایات خود صحبت خواهند کرد. بهترین کاری که می‌توانید در این شرایط انجام دهید این است که فضایی برای این صحبت‌ها و ناراحتی‌ها ایجاد کنید تا مطمئن شوید که اوضاع تحت کنترل است. این کار می‌تواند به شما کمک کند تا شرایط را بهبود بخشید و برنامه ریزی بهتری برای تغییرات بعدی لحاظ کنید
رو به جلو باشید
تغییر یک فرایند مداوم است. زمانی که یک فرایند مدیریت تغییر ایجاد می‌کنید، همیشه مورد توجه شما نخواهد بود. اما می‌توانید درس‌هایی را که در این مسیر یاد گرفتید به خاطر بسپارید و در تغییرات آینده به کار ببرید. و سپس با خیال راحت مدل‌های مختلف تغییر را نیز آزمایش کنید! هیچ راه حل مناسب و مشترکی برای همه وجود ندارد. تنها به یاد داشته باشید: همه چیز تغییر می‌کند.